HERPユーザー勉強会のQA全文公開！part2 タレントプールから採用成果を出すTips

今回のテーマ

タレントプールに課題を持つルームクリップ社・松茂良さんに、リファラル採用で成果を出されているUbie社・森俊彦さんがメイン講師となり、タレントプールから成果を出す秘訣について伝えていただく会を開催しました。
Ubieさんでは2017年末時点で正社員4名のところから現在100名近くの規模でいらっしゃいますが、なんと8割がリファラル採用で決定されているとのこと！そのリファラル採用成功の秘訣の一つである「タレントプール」についてたくさん質問をさせていただきました！

HERPのユーザーさんで同じテーマに関心がある方もお招きし、合計10名での少人数ユーザー勉強会となりました。
それぞれが持つ知見を結集させた勉強会の内容を公開します。

タレントプールにまつわるQ&Aに先輩方が回答！

Q.タレントプールってそもそもどんな人を集めてつくるの？

A.【Ubie森さん回答】Ubieでは、大きく2つの属性の人をプールしています。一つはリファラルやTwitter経由などこれから声をかけたい方（下図①）、もう一つは過去に選考に進んだことがあるなど接触経験のある方（下図③）です。各候補者のステータスは以下の図の流れに沿って管理しています。例えばエンジニアでは、現在全体で約250名の候補をプールしています。

【元HERPユーザーの助っ人・油谷さん】
タレントプールには、要件はあまり気にせず、「この人が入ったら会社が成長するだろう」という人をこれまでに会ったことの有無を気にせず追加しています。とにかくプール数を多くしておき、何かしらその人と接触して情報を得たうえで keep in touch するかしないかを決定するようにしています。

Q.タレントプールとして候補者を溜めてはみたものの、候補者にうまくアプローチできませんでした。みなさんプールした方に対してどんなアプローチをしていますか？また、現場のメンバーからはどんな協力をお願いしていますか？

A.【油谷さん】
プールした候補者には必ず次のアクションが決定できているのが大事です。前職では週次でミーティングを行い、プールした候補者それぞれに対してどんなアクションをするかをメンバーとともに決定していました。候補者一人ひとりがどういう状況なのかがわかるように、Trelloを使いカンバン形式で管理を行っていました。Trelloでは、未接触なのか・面談をしたことがあるか等、接触度が高くなるほど右にスライドしていくイメージです。
Trelloを見ながらメンバーに「転職意欲の確認」「次に何のアプローチするのか」の確認を行っていきます。メンバーがどんなアクションをしたらいいのか困っていればこの場でアドバイスをします。

特にハイクラスの採用では、経営層による狙った人の一本釣り採用のスタイルが効果的だったので、Trelloボードもメンバークラス/ハイクラス用の2つに切り分けることで的を絞った会話ができるようにしていました。経営陣自らが採用に意欲的になり活動をしていくのはもちろん理想の姿ですが、人事が全体管理やプロジェクトマネジメントしていくのは、タレントプール管理において効果的であったと思います。

また、全社員に新規にプール候補者を見つけてもらうところにも協力してもらっていました。初期は進捗確認の定例と同じく週次で行っていましたが、進捗確認の方に時間がかかってしまいがちであること、またそう新規にプールしたい人も出てこなくなったことから、新規追加のタイミングは月一くらいに頻度を下げて設定するのがリズムがよかったです。

【Ubie森さん回答】
リファラルにおけるタレントプールに絞って話すと、弊社では採用活動初期は社員全員で集まってリファラル候補の洗い出しを行っていました。社員数20-30名くらいまでは全員で集まって実施できていましたが、今はメンバーが増え運営が難しくなっていったので、週次で5人ごとのチームを組んで定例を行っています。

Q.現場メンバーから候補者にどのようなコンタクトを取っているのか、意識づけの工夫があれば教えてください

A.【Ubie森さん回答】
メンバーが行動を起こしやすいよう、候補者とのカジュアルなごはんに対して会社がお金を出す運用を行っています。特に金額制限を設けていませんが、節度のある範囲で...という前提で、リファラルにかかった費用は全て会社が支払っています。

【油谷さん】
社員のリファラルレベルをつけ、メンバーの特性に合わせてアドバイスをしていました。
リファラルの課題は、大きく以下の2つに分けられると思います。
①会社について語れない
②人との繋がり・ネットワークがない
会社が好きで語ることができて、ネットワークがある人はリファラルの紹介が決まりやすい傾向にあります。ネットワークがあり魅力の語り方はわからない場合は、社内のトレーニングで解消できるので語り方をレクチャーをすることや、ネットワークがあるのになかなか候補者に接触できていないメンバーには、「『転職状況どう？』ではなく『zoomでオンライン飲みしよう』のようにハードルを高く考えずに会ってみたら？」など声をかけることをしていました。

ネットワークがない場合は、代わりに採用広報記事を書いてもらうなど協力してもらう場所を変えてみても良いと思います。公開した記事にLikeをつけてくれた友人に声をかけてみよう、と促すこともできます。そんな風にメンバーによって採用への協力の仕方を分けていました。

Q.リファラル経由で紹介してもらったが不採用となってしまった時はどう対応すると良い？

A.【Ubie森さん回答】
リファラルというとかつての「縁故採用」のような物を思い浮かべるかもしれませんが、実態は必ずしもそうではありません。実際、弊社でもリファラル決定者が多いとはいえ、リファラルによる候補者も他の採用経路による候補者と同様に選考を行うため、リファラルだからといって入社できる訳では全くありません。
「リファラルだから採用決定するものではなく、落ちるケースは多々ある。」という期待値調整を候補者と事前にしておくことは大事だと思います。

Q.プールした方への声かけタイミングはいつ行っていますか？特に転職タイミングが決まってない場合、頻度・アプローチはどうするといいでしょう？

A.【Ubie森さん回答】
基本的には、四半期に一回程度アプローチしてみるのがいいかなと思っています。

弊社では、プールした候補者とやりとりがしやすいように、LINEの公式アカウントからの配信を試みたり、Hubspotを使ったメルマガ配信を実施しています。
LINEは対象者のセグメントを切りづらかったので、HubspotなどMAツールの活用が便利に感じています。Hubspotを活用する取り組みはまだ試験段階なので、また効果や適切な運用方法などあれば今後の勉強会でお話ができればと思います！
(Ubieさんのメルマガ登録はこちらから)

A.【油谷さん回答】
入社までに時間がかかりそうな人・会社として今ではないが絶対入ってほしい！という人なら、先に内定を出しておく、という力技はありかなと思います。
「こういう事業成長の構想の中で、XXXさんにはXXXというところでご活躍いただけると思っている」というメッセージを伝えながら、1ヶ月に一回は必ず状況確認のために会っておくのは効果的でした。

Q.タレントプール、最初こそ候補が上がってきていたけれど枯渇してきた...どうやって新規のアプローチリストをつくっていますか？

A.【油谷さん】
活動をはじめて最初の方や入社したてのメンバーこそいい候補がたくさん上がってきます。2回目以降はFacebookを見つつ頭を悩ませながら考えるターンになってしまう、というのは避けて通れないように思います。
connpassのイベント参加者一覧から知り合いがいるどうかの判別をしてもらうなどもしていました。

【他の参加者からの補足】
LAPRASの Chrome extension で知り合い/知り合いじゃないもわかるので便利ですね。

Q.タレントを追加するときに必須で押さえておいたほうがいい情報は？プールは何で管理していますか？

A.【Ubie森さん回答】
スプレッドシートで管理していますが、主な入力項目は、担当・サブ担当・連絡担当・職種主・職種副・status・ネクスト日程・ネクスト内容・距離感です。
候補者にとって距離感が近い人から接触をとるようにしてもらっています。

【油谷さん】
以下のような粒度で記載をしていました。実際に設定していたペルソナの例は以下です。
Trelloに運用方法のリストをつくって、その中にテンプレートとして設定していました。

最後に(参加者の皆さんの声)

リファラル採用などの裏側にある、タレントプール活用知見はなかなか世の中に出回っていない印象ですが、今回少人数での勉強会で深くまで内容をお伺いすることができました。講師の皆さま・たくさん質問をしてくださった参加者の皆さま、ありがとうございました！

最後に参加者の皆さんの声も一部ご紹介します！

今後皆さんのご関心軸に合わせながらさまざまなテーマでこのような少人数勉強会を開催してまいります。

情報発信はユーザーさんをお集めしたオンラインコミュニティ「HERP User Community」Slackで行ってまいります！興味のあるテーマがある、コミュニティにまだ参加できていない！などございましたらお近くのHERP担当者にお知らせくださいね。(了)