<候補者体験を考える Vol.1> 内定承諾率0%→70%超を実現したプレティア・テクノロジーズに聞く、承諾率向上の秘訣

本記事は、「候補者体験を考える」をテーマに、高難易度の職種の採用でいかに求職者に選ばれるかを学ぶ全3回のウェビナー企画の第1回のイベントレポートです。

プレティア・テクノロジーズ株式会社の田中さんをゲストにお招きし、同社の内定承諾率大幅アップの秘訣をお伺いしました。

田中さんの「スタートアップ採用の苦しい時から、オファー受諾ラッシュを決めるまで。あるいは、オファー受諾率0%→70%超までの旅」という記事を題材に、内定承諾率向上のポイントを7つに分けてご紹介しています。

目次

1. アイスブレイク：参加者の皆様の内定承諾率

2. 承諾率向上の秘訣1. 辞退理由の分析

3. 承諾率向上の秘訣2. 採用についてさらなるインプット

4. 承諾率向上の秘訣3. エージェントさんへのマメな情報共有

5. 承諾率向上の秘訣4. メンバーの"面接官力"のアップ

6. 承諾率向上の秘訣5. HR面談を積極的に挟む

7. 承諾率向上の秘訣6. オファースライドの作成

8. 承諾率向上の秘訣7. 代表へのしつこいくらいの質問

9. 質疑応答

登壇者プロフィール
プレティア・テクノロジーズ株式会社
HR マネージャー
田中 萌子（以下：田中）
DeNA入社後、新規事業部にてマーケ・セールス・キャリア採用と複数業種を経験後にフィリピン・セブ島の教育ベンチャーにて、マーケ・マネージャーを経験。
帰国後、AR開発企業のPretia TechnologiesにHRとして入社し、16カ国のグローバルメンバーで構成されるプレティアのチームが毎日ハッピーでワクワク働けるよう、"組織を科学する"をモットーに愛を振りまいている。

株式会社HERP
レベニューマネージャー
冨田 真吾（以下：冨田）
新卒で、株式会社ビービットに入社。デジタルサービスのUXコンサルティングに従事したのち、SaaS型の分析クラウドのインサイドセールスチームの立ち上げ、プライシング戦略の立案などに従事。
HERPに参画後は、レベニューマネージャーとして100社以上の採用支援を担当しながら、最近はレベニューチームの採用・組織づくりを担当。

イベント開催日時：2022年12月21日(水) オンラインにて実施

アイスブレイク：参加者の皆様の内定承諾率

冨田：まずはアイスブレイクも兼ねて、視聴されている皆様にお伺いします。「2022年一年間で正社員へオファーした方の中で内定承諾率はどれぐらいでしたか？」

冨田：Zoom の投票機能で見てみると30％〜50％の方が一番多いですね。

今回の参加者は内定承諾率に課題を抱えている方が多いと思いますので、このあたり（30〜50%）がボリュームゾーンになってきますよね。

さっきリハーサルの時も田中さんと話してたんですけど、内定承諾率が60%超えてくるくらいが1つ基準になるかなと思いますね。

田中：そこらへんが基準になってきますよね。

冨田：私もお客さんの支援に入る時は、まず内定承諾率を確認するようにしてます。6割を切ってくると母集団形成しても中々決まらなくて辛い採用になってくるので、「まず良い人に出会って、内定承諾率をあげましょう。」という話から始めることが多いですね。

そこで本日は「内定承諾率を改善に繋がる具体的なアクションを見つけていただくこと」をゴールに設定して話を進めていきます。

元々、内定承諾率は重要なテーマだと思っていた時に、田中さんの note「スタートアップ採用の苦しい時から、オファー受諾ラッシュを決めるまで。あるいは、オファー受諾率0%→70%超までの旅」を見て、すごく共感できる内容だと思いました。そこで、参加者の皆様と一緒に田中さんへ質問できたら、すごくいい機会になると思い、ラブコールを送った結果、本イベントが実現しました。

田中：嬉しかったです（笑）、ありがとうございます。

冨田：よろしくお願いします。プレティア・テクノロジーズさんは、30名前後の会社で、この1年間で10〜20名ほどのメンバーが増えてきた状況にあることを前提条件として、ここからの話を聞いていただければと思います。

それでは早速本題に入っていきます。内定承諾率向上に繋がった7つのアクションについて田中さんにおさらいしてもらいつつ、実際当時どんな状況だったかをお聞きできればと思っています。

承諾率向上の秘訣1. 辞退理由の分析

冨田：1つ目が「辞退理由の分析」ですが、当時田中さんがどういう状況で、どんな課題感を持ってこれをやろうと思ったのかをお聞きしたいです。

田中：当時は、本当に来てほしいと思っていた方の内定辞退が続いてしまっていました。アトラクトはかなりやっている前提で、他社を選ばれてしまう差分がわからないというのが課題でした。

とはいえ、考えてもわからないので聞いてみるしかないねとなり、内定辞退者に15分くらいヒアリングをするようになりました。これは今でも続けている施策の1つですね。

冨田：具体的にどうやっているか伺ってもよろしいでしょうか。

田中：まず、やりにくいなと企業側が思う要因って「候補者さんが気まずいって思うんじゃないか」っていうのがあると思うんですよね。ですが、私たちが内定を出している以上は、候補者さんを信じているというのを本人に伝えるようにしています。

「信じている候補者さんが出した結論なので、私たちもその選択を尊重している」と伝えた上で、「うちの会社に悪いところがあったと考えているから、選んでもらえなかったポイントがどこなのかを教えてほしい」と聞くようにしています。

方法としてはオープンクエスチョンで、「些細なことでもいいので、どうして弊社が選ばれなかったか」を聞いていますね。

テキストベースでおこなうと書きづらいことも結構あるとは思うので、必ず面談形式で10分でもいいのでお時間をいただけないかお願いしています。

冨田：ありがとうございます。続いてヒアリング内容に関することなんですが、具体的に何を聞いているのかや、本音を引き出すために気をつけていることはありますか？

田中：基本的にはオープンクエスチョンがベースになっています。あとは、面接を振り返って、もしかしたらここが引っかかってたかもしれないという仮説を持ってヒアリングに臨むことが大事かなと思っています。

あとヒアリングのスタンスはすごく重要だと思います。候補者さんの意思決定を尊重していて、その選択した企業さんで活躍してもらうことが私たちにとってもハッピーなことですと伝えた上でヒアリングをするようにしています。

冨田：ありがとうございます。HERPも辞退者ヒアリングをしているのですが、候補者さんが最後意思決定した時の理由と、後々聞いたときの理由ってちょっと違うことを言ってたりして、後からの方が本音が垣間見えたりするんですよね。なので数ヶ月空けてから聞くこともありますね。

田中：なるほど。学びが結構ありますよね。「ARの未来が来るか分からなかった」とかを言われることがあるんですが、「そう思わせられなかったのは何でなんだろう？」とか考えさせられますね。

冨田：私たちも全く同じ感じの回答がありましたね。そういった意見から、戦略の解像度が低いことが原因だから、もう一段階資料作り込もうかとなったり。

田中：そうですよね。弊社も資料を作ったり、選考の段階で体験を入れたりするみたいなプロセスを組み込むようにしました。候補者のリアルな声をファクトにできるって言うのは強いですね。

承諾率向上の秘訣2. 採用についてさらなるインプット

冨田：続いては採用のインプットについてお伺いします。

田中：私は現時点でもまだ1年しかHRを担当していないのですが、この辛かった時期っていうのが、HRを始めて半年ぐらいのときだったんですね。シンプルに課題はあるけれど、それに対して何をやればいいのかわからなかったのが課題でしたね。

こんなに内定辞退が続いて、全然良くない状況なのに、ネクストアクションがわからないみたいな感じだったんですよね。すごくもどかしくて、何をしたらいいか分からないのは知見がないからだと思って、まずは自分がHRや採用のプロになろうと改めて思うキッカケになりましたね。

冨田：ありがとうございます。そんな状況下で、効果的だったインプット（各種イベントなど）があれば、是非詳しくお聞かせください。

田中：もちろん本を読んで知識を付けるのは前提ですが、研修に行く前に体系的に学んで、ディスカッションに臨むのが効果的ですかね。本当につらい時期に、採用を体系的に学ぶ会やYOUTRUSTさんの「すごい研修」、HERPさんの「スクラム採用イベント」などに参加できてよかったです。

冨田：それは嬉しいです、ありがとうございます。青田 努さん「採用を体系的に学ぶ会」の第3回は、 HERP のメンバーも数名参加していて、すごく評判が良かったですね。青田さんの書籍は、私も HERP に転職後に読みましたね。田中さんの中でおすすめの書籍ってありますか？

田中：「ワーク・ルールズ! ―君の生き方とリーダーシップを変える」ですね。

冨田：私はLAPRASさんの「作るもの・作る人・作り方から学ぶ 採用・人事担当者のためのITエンジニアリングの基本がわかる本」ですね。

前職から採用には関わっていたんですが、エンジニアの採用って世界が全然違うなと思っていました。HERP のお客さんでもエンジニア採用に関わる方が多いので、すごく役立ちましたね。

田中：あとは他社さんも含めて、自分の状況を言える範囲で話してみるとかは割と良かったなと思っています。自分も若干楽になるのと、「こういうことが効果的かもよ」みたいな感じでアドバイスをもらえると、自分では思いつかなかったことも結構あるので。

冨田：ありがとうございます。普段の情報収集はどうされていますか。

田中：私は、候補者さんにオススメの書籍とかを聞いていますね。自分が会社に来てほしいと思う人って候補者さんが一番近い人物像なので、彼ら彼女らが何を考えているのか、どんな目線なのかを知るために聞いています。
あとは代表にも結構聞くようにしています。本を通して同じ目線に立つのが一番いいなと思うので、近しい人におすすめの書籍を聞くことをやっています。

承諾率向上の秘訣3. エージェントさんへのマメな情報共有

冨田：次のテーマに移ります。記事ではエージェントさん向けに事業内容の資料をアップデートして送付したことなどが書かれていましたが、これも当時の状況を教えてもらえますか。

田中：エージェントさんと事業状況のお話しをさせていただくことが多かったのですが、2週間経つと話す内容が変わっていたんですよね。おそらく事業のアップデートスピードが早いからどんどん変わっていくんだと気づいて。これをわかってもらうためには、自分から伝えるしかないなと思ったんです。それで、新しい情報を常に見てもらえるように資料を送り始めたのがスタートです。

やり方としては二段階かなと思っています。まずは資料送付をして、そこから興味をもってもらえるポイントがあれば、さらにお話しましょう、みたいなアプローチにしています。

付き合いの結構深いエージェントさんは、候補者さんへ送る前に「これってどういうことですか」とか、「これ作って紹介してもいいですか」と相談してくれるので、それを聞いて、更に追加情報をお伝えするみたいなコミュニケーションの取り方をしています。

冨田：アップデートがない月でも接点を取りたい場合はどうしていますか？

田中：アップデートがない月ってないのではないかと思っています。毎月、入社したり、内定者が出たり、社内に何かしらの出来事が起こると思うので。事業のアップデートというよりも、社内の雰囲気を伝える情報ですかね。弊社の場合、エンゲージメント・サーベイの結果なんかも公開しています。

社内でも好評なことや企業課題も含めて開示して、入ってくる人に対して、一緒に取り組んでもらいたいです、というメッセージを込めてお伝えしています。社内の声なので、エージェントさんも割と解像度高く理解してくれるのというのはありますね。
社内イベントや飲み会についても記述することがありますが、定期的にこういったことをおこなっているというカルチャーを理解してもらうことが重要かなと思っています。

冨田：ありがとうございます。エージェントさんと候補者像の細かいすり合わせはどのようにやっていますか。

田中：候補者像は非常にセンシティブなので、テキストでかけなかったり、お伝えしづらかったりするので、解像度があがったタイミングで不定期で直接お話しするようにしています。

具体的には、選考過程で見えてきた候補者についてのペルソナを共有しながら、エージェントさんが保有しているタレントプールの中でマッチする人がいるかを聞いてみたりしています。

コミュニケーションを取り続けるうちに、エージェントさんから「こういった経歴やマインドを持った候補者さんがいますが、合いそうでしょうか」と聞かれるので、そこから更に解像度を上げていくみたいな感じですかね。

一般的な話を語るよりもガンガン質問をもらって、それに回答するほうが解像度が上がると思いますね。エージェントさんとのコミュニケーションに関しては、具体的な候補者さんを例に上げてもらって、「こういった方に合うポジションありますか」などの質問をしていただきお返事する形で対応しています。日々何通もやりとりしていますね。

冨田：HERPの場合は、エージェントさんにオフィスに来社いただいてランチや全社会などにも参加してもらって、現場で働くメンバーとの会話から候補者さんと相性の良さそうな人の解像度を高めてもらったりしていました。

田中：なるほど、たしかにそこまでやるのは面白いですね。

承諾率向上の秘訣4. メンバーの"面接官力"のアップ

冨田：次に「メンバーの"面接官力"のアップ」ですが、これもどういった背景でおこなったかと、意図も含めて聞いてもいいですか。

田中：弊社は事業部が3つあるので、候補者からすると事業全体の向かう先に対して足並みが揃っていないような見え方になっている課題があったんですよね。そこから目線を揃えて、同じ確度や伝え方で候補者にコミュニケーションしていこうということになりました。それがきっかけでメッセージ力アップと言うか、"面接官力アップ"の取り組みに繋がりました。

冨田：「社内のメンバーで採用活動に積極的じゃない方の機運を高める方法や、そのようなメンバーへの働きかけってどうしていますか。」という質問が来ていますがいかがでしょうか。

田中：そうですね。その場合は、「言う人を変えるか、言う内容を変えるのどちらか」だと1社目の上司に言われたことを実施していますね。言う人を変えるのが結構簡単ですね。

代表やマネージャーに言ってもらうという方法もあるかなと思います。さらに付け加えるとすると、”言う人との関係値を変える”というのもあると思います。私が意識しているのは、メンバーと仲良くなるというか、メンバーの困り事を常に取り除いてあげるみたいなことを、HRとして日頃からおこなっています。

そうすると「Moekoが言うからしょうがない。やってあげようかな」みたいな感じになってくれると思うんですよね。割とウェットな部分だとは思うんですけど、やっぱり楽しく気持ち良く働いていく中でそういう関係値の作り方も必要だよなとは思ったりするので、入社してからずっと意識してることではありますね。

冨田：次は見極めの部分で、いつも安直に通しちゃうけど後で大体落としてしまうみたいなケースとか、厳しすぎる場合とかどういう方法で解決しているか聞いてもいいですか。

田中：まず前提として、人は人を見極めることは絶対できないと思ってます。100％は絶対に難しいと思ってる中でやっぱり仕組みで解決していくしかないかなと思うんですよね。

弊社ではいわゆるルーブリック面接みたいなものを結構意識してて、ポジションによって各項目の点数付けみたいなものを細かく、言語化してもらっています。それによって面接官によるブレを防いでいます。

冨田：ありがとうございます。あとは、採用に対する人事評価ってどうされているんですか。

田中：弊社の場合、採用はみんなでやるもの、なぜならあなたが一緒に働く人は、自分で選びたくないですか？といったスタンスなんですよね。
なので、評価が良くなるってことは正直無いですね。むしろ良い人を「ちゃんと採用できる方がチームのパフォーマンスが上がるので、最終的な評価に繋がるよね」みたいなスタンスですかね。

冨田：わかります。採用への参画度をあげるための評価をしたところで、上手くいった話を聞いたことがないですね。

田中：そう思います。採用したいと思える会社にする方に目を向けるのがいいのかなと思います。

承諾率向上の秘訣5. HR面談を積極的に挟む

冨田：「HR面談を積極的に挟む」について、どんな状況で必要性を感じて実施したかを聞かせてください。

田中：候補者さんが辞退されるときに、私が辞退理由をちゃんとわかってなかったのが一番大きいところですね。自分事にならないというか、自分がどうしたらいいかがわからなくて。そこから、一次情報を取りに行こうと思ったのがきっかけですね。

冨田：ありがとうございます。タイミングや聞く内容などはどうしているんですか。

田中：タイミングは人ぞれぞれで、面接が始まる前に聞いて気持ちを高めたり、最終選考前に最新状況や弊社へ対する気持ちを聞いたりしています。

内容としては、弊社の印象や解消されていないこと、これまでの面接でのフィードバックなんかも軽く伝えていますね。あとは、給与などの条件や会ってみたい社員は居るかなどもお話しています。その時の私のスタンスは「応援団」で、候補者さんに必ず内定を出したいので頑張ってくださいと伝えて、寄り添うようなイメージで接しています。

冨田：関係の崩し方でおすすめの方法もあればぜひ教えてください。

田中：意識しているのは候補者さんとの間で情報格差をなくすことですね。そのため、アイスブレイクでは、自分たちの情報をなるべく出すようにしています。特に自分のことを話すみたいな。 私の場合だと、私自身がフィリピンに住んでいたこともあって、フィリピンに来たことありますかとか、プレティアは外国籍のメンバーが多いのですが、海外についてのイメージってどうですかとか。とにかく自己開示とそれに紐付いたディスカッションですかね。

冨田：ありがとうございます。参考までに弊社で作成しているリクルーター面談のポイントも共有させていただきます。

承諾率向上の秘訣6. オファースライドの作成

冨田：次は「​​オファースライドの作成」についてです。これもこの1年でやり始めたってことですか。

田中：下期ぐらいから始めて、結構大変だったんですが頑張ってやりました。内定受諾率が低めの時のテコ入れとしておこないました。

入社後の業務で自分がパフォームできるか自信がなかったと言われることがあったので、こちらが考えていることとの情報格差ができてしまったのを課題に思い開始しました。

なぜ働きたいかを表紙に、2枚目にこれまで話してきたことを入れて、私たちがあなたを評価していること（〇〇さんについてや〇〇さんの思考や求める環境）を載せています。3枚目は、なぜ〇〇さんが活躍できるかの理由などを細かく書いています。
プレティア・テクノロジーズの環境と〇〇さんにしてもらいたいことを具体的に記載している感じです。最後の4枚目は、面接や面談でよかった、評価したポイントを原文のママに載せています。
その次がこういうことをお願いしたいみたいな感じで、期待する役割を書いています。最後は面接や面談をしたメンバーからのメッセージです。

冨田：かなり気合いが入ってていいですね。

自分たちの伝えることは慣れたらいけそうですが、相手を知るのが大変かなと。そのへんもコツがあれば聞きたいです。

田中：そうですね。自分がしっかり聞くことはもちろん、メンバーからも聞くことを意識してもらっています。みんなで軸をあぶり出すようなイメージです。オファースライドって型を決めれば、何を書かなきゃいけないかが明確になるので。

冨田：なるほど、ありがとうございます。オファーレターはHERPとしてもオススメの施策としてよく共有しているので、やっていない方はぜひ作成してみてください。

承諾率向上の秘訣7. 代表へのしつこいくらいの質問

冨田：それでは最後の「代表へのしつこいくらいの質問」です。「HRはCEOのバディ。代表が考えていることは会社の行く先であり、社の全体を知らなければ候補者さんに知ってほしいことを話すことはできない」と田中さんのnoteにも書かれていますが、これは、田中さんが入社当初から意識していたのでしょうか。特に何かがあって質問の量を増やしたとかあれば教えてください。

田中：これはYOUTRUSTの「すごい研修」で学んだことで、すごく良いなと思ったんですよね。代表の考えは一秒一秒変わっていくので、常に同じものを見ておかないと、この会社を語れないよなって。何を考えているか、頭の中にある優先順位は何か、私のリソースが100％あったら何を頼みますかとか、質問の引き出しをいくつか作って聞くようにしています。

冨田：なるほど。今は頻度はどれくらいで設定されてるんですか。

田中：今は1on1が週一で入っているのでそこで結構細かく聞いてたりするんですけど、変わったなって思ったのは、毎日やっている15分ぐらいのチェックインで根掘り葉掘り聞くようになったタイミングですね。

冨田：忙しそうだなと気を使う問題はどうですかね。

田中：忙しいのは人が足りないからなので、人を入れる役割を担っている以上、「未来は忙しくならないようにするために教えて下さい！」というスタンスで聞くようにしています。

質疑応答

冨田：まずはnoteの有効活用法についての質問です。採用広報をどう考え、どうやって社内へ働きかけているか教えてください。

田中：noteは採用広報としてめっちゃ大事です。社内への働きかけは、代表も含めやっているので、みんな書きましょう！といったスタンスですね。

ネタとして書けるものがある時に、こちらから提案するのが結構大事ですね。

冨田：人事側が業務を把握できていないと、ネタ出しもできないですもんね。

田中：そうですね。マネージャーと書けそうなメンバーの3人で話して、マネージャーにふわっと、こんな観点で書けるかと聞くと、マネージャーが「これなら君書けるんじゃない？」みたいな感じでメンバーに落とし込むみたいなのはありますね。

冨田：ありがとうございます。次も採用広報関連ですね。「チーム体制、執筆体制メンバーは人事だけですか、現場の社員も企画案を出してくれますか」とあります。

田中：みんなに書いてほしいというのは、代表から伝えてもらっています。内容は執筆メンバーによって、書けるネタを提案して作ってもらうのが良いかなと思います。

冨田：次の質問です。「タレントプールの管理はやっている？タレントプールの数値・タグ・期間の管理はどのようにやっているのか」についてはどうでしょうか。

田中：タレントとの中長期的なお付き合いで言うと、HERP Nurtureを結構使っていてタレントプールを保持しています。数値の管理は週一で見ていて、月一で振り返りをおこなっています。

冨田：ラストの質問です。「承諾率向上のために取り組んだけど、うまくいかなかったこと（失敗事例）があれば教えて下さい」とあります。

田中：メンバーにたくさん会ってもらうのはやめましたね。 結局何が知りたいのかをしっかりと深掘りしてみると、人と会わせても解決しないこともあったので。必要なことを理解した上で、私で回答できることは私から回答していますね。

冨田：ありがとうございます。では、ちょうど時間になったので、以上でウェビナーを終了とさせていただきます。