2-5. 候補者の管理方法

本記事では、候補者がさまざまな経路から集まり始めた際に、管理すべき内容と具体的な管理方法について解説します。

候補者管理が必要になるタイミング

以下のようなタイミングでは、採用活動において候補者管理がボトルネックになる可能性があるため、課題が顕在化する前に候補者管理の仕組みづくりをはじめることがおすすめです。

今後も接点を取り続けたいと思える候補者が複数名出てきたとき
中長期でネクストアクションを管理する際は、管理システムに登録し自動でリマインドが来る設定にしておくことで機会損失を防ぐことができます。

複数の採用経路を利用するようになったとき
応募情報が散在し、オペレーションミスの発生確率が上がり、対応コストも大きくなります。 特に、求人媒体やエージェントなど有料の経路を複数使い出すと、対応漏れが信頼低下につながり致命傷になることもあるので要注意です。

社内の複数名が面談/面接に参加するようになったとき
決まったフォーマットで情報を引き継がないと、社内共有の負荷が高まるほか、すでに確認していることを再度面接で聞くなどの候補者体験の毀損につながります。

候補者管理として管理すべき項目

候補情報のうち、下記内容について管理することが望まれます。

候補者に関する情報

• 氏名

• 追加日

• 応募職種

• 応募経路

• 履歴書・職務経歴書への導線

選考フローにおけるステータス

• 選考フェーズ（一次選考・二次選考、など）

• ステータス（日程調整待ち・選考待ち・選考結果記入待ち、など）

• ネクストアクション

• 次回対応日

選考フローの経緯

• 評価結果

• 面談・面接の内容ログへの導線

評価結果や面談・面接の内容ログは、候補者に合わせた選考プロセスやオファーを提供する上でとても重要な情報であるだけでなく、将来の採用活動を改善したり有効な計画を立案する重要な資産となります。丁寧に記録するようにしましょう。

候補者管理の方法

応募や経路が少ないうちは、GoogleスプレッドシートやNotionなどで十分なケースが多く、他業務でも活用しているタスク管理ツールで事足りるでしょう。

特にこだわりがなく、今後の採用拡大が視野に入っている場合は、早い段階から HERP Hire の無料版の利用がおすすめです。簡単に求人票の作成・公開ができ、上記管理すべき項目の管理も無料ででき、Slackと連携でき日常の業務の中で使いやすいインターフェースになっています。

採用管理のランニングコストに予算をかけるタイミングとしては、「1-2. スタートアップが採用に着手すべきタイミング」にもある通り、採用計画として半年で5名以上、または1年以上継続して採用活動を続けることがひとつの目安となります。

次の記事はこちら

実践編「2-6. カジュアル面談の考え方・進め方」