2-8. 内定通知書・オファーレターの作成

本記事では、ジャッジが完了した候補者に必須で伝えるべき事項と、よりマッチングを感じてもらい承諾率を高めるためにすべきことについて解説します。

内定を伝える際に必須で伝える必要がある「労働条件通知書」

企業には、採用する人に対して労働条件を通知する義務があります（「内定通知書」「採用通知書」「雇用契約書」といった別の名称の書類に含むでもOK）。労働基準法施行規則第5条に基づき、企業は以下の項目を必ず入社者に対して書面で伝えなければなりません。

労働契約の期間に関する事項
就業の場所及び従事すべき業務に関する事項
始業・終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇並びに交代制で就業させる場合の就業時転換に関する事項
賃金（退職手当及び臨時の賃金は除く。）の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
退職に関する事項（解雇の事由を含む）

※（参考）転職で内定が出たら、「労働条件通知書」で必ず確認すべき5つの労働条件

内定の伝え方は、候補者体験でもっとも重要

しかし、候補者の方にスタートアップ企業という不確実性の高い環境に意思決定を後押しするために、上記の項目に加えて「オファーレター」という形式で自社で働いてほしい理由をお伝えすることが有効です。

以下の項目と観点を押さえつつ、候補者の方にもっとも伝わる形でお伝えするようにしましょう。ドキュメントかスライド形式のものを作成し、オファー面談という形で口頭でお伝えするのが一般的です。

候補者の方が求めている環境・意思決定の軸
あくまで企業と個人は対等であるという前提のもと、候補者の関心から始めることが重要です

オファー理由
候補者の求める環境・軸に合致していること、企業側の直面する課題・実現したいことと合致していることの両面を押さえるようにしましょう

活躍期待
不確実性の高いスタートアップですが、1~3年後の活躍している姿を仮説でも良いので描くことが候補者にとって働くイメージを描けるかにつながります

選考を通じて感じている良い点・伸び代
良い点だけでなく、足りないと思っている点・入社後に伸ばしてほしい点についても率直にお伝えすることで、企業側が候補者自身のことをどう捉えているかが正確につながり、期待値がずれることも防ぐことができます。
候補者にとっても転職活動中は弱みをみせづらいものです。気づいている伸び代は率直にお伝えするのがおすすめです。

面談・面接で関わったメンバーからのコメント 参加したメンバーそれぞれがどう思っているか、自分たちの言葉で伝えるようにしましょう。

HERPでは、上記で挙げたようなポイントを押さえた「オファーレター雛形」を公開しています。ぜひ作成の参考にしてみてください。

内定を辞退されたときにすべきこと

前提として、効果的な採用活動をできているかの内定承諾率（内定をお伝えした方のうち入社決定にいたった割合）の目安は60%程度です。60%を切ると、選考に費やしたコストや1人の入社決定に必要なエントリー数の歩留まりが費用対効果に見合わなくなってきます。そのため、採用の歩留まりでまず目を向けるべきは内定承諾率です。

内定辞退者には、必ずアンケートやインタビューの形式でなぜ自社を選んでもらえなかったかを確認し、人材要件・選考中の各体験・オファーレターの項目の改善の種にしていきましょう。内定承諾者に自社を選んでいただけたのかも確認し、比較することで求職者目線での自社の魅力をより洗練していくことにつながっていきます。

※（参考）内定辞退者ヒアリングのススメ ~ 採用活動に候補者視点を取り入れるヒント ~

また、内定辞退者は一度選考基準を突破していることから中長期では最も有力な人材プールと言えます。スタートアップを働く環境に選ぶ求職者は3~5年に1度は転職活動をすると言われています。意思決定を尊重し心から応援しつつも、次の転職タイミングで第一想起にあげてもらえるコミュニケーションを心がけましょう。

さいごに

本記事をもって、理論編・実践編合わせて全15記事でお送りしてきた「スタートアップ採用キット」の締め括りとなります。
最後まで読了いただいた皆様、誠にありがとうございます。スタートアップ企業で採用を始められる方々にとって、何かの気づきや学びに少しでもお役立ていただけると嬉しく思います。
本企画を手に取ってくださった方の関わる事業が大きく前進することを、心より願っています。

（再掲）書き手について

本記事群は、IT企業を中心に1500社以上（2022年12月時点）の採用管理システム「HERP Hire」の導入支援を通じてのノウハウをもとに株式会社HERPが執筆しています。
本記事群は、2022年12月~2023年2月に執筆しました。採用のトレンドは短期間で変化があるので、手に取ってくださったタイミングの最新のトレンドについては、ぜひ書き手まで直接聞いてみてください。