スカウト返信率UPの極意｜最初の100通で検証するKPI設計とPDCAの回し方

【まず初めに】100通送って検証する

Age：
媒体の選定をした後に使い始めていく中で、KPIなどがあって、「何通送ってどのぐらい返信が来た」「どれぐらい面談に移行してるか」みたいな話が出てくると思います。

この辺りの検証フェーズは、大体何か月ぐらいで何通を送って、どういう目標を立ててやられていたんですか？

Mαi：
大体スカウトの返信率って今、数パーセントと言われてるんですよ。

つまり、スカウト数が少ないと、そもそも1人も返ってこないことが結構あるので、まずは100通ほど送ってみて、どんな人が開封してくれて、どんな人であれば返ってくるのかというのを確認します。

Mαi：
スカウトを送った結果、開封してくれる人が自社のターゲットでなければ、スカウトを送る相手を再検討しなければならない。

もしくはターゲットに刺さるようなスカウト文に変えなきゃいけないので、ABテストなどをするためにまず100通送って検証しますね。

検証と改善が前提なので、最初の100通を送る期間は、早ければ早いほうがいいです。

候補者からの返信率を上げるコツ3選

コツ1：ネクストアクションを明確にする

Age：
私が前職で新卒採用してた時に、返信を待つメールを送るのか、あるいは会社説明会の日程調整のリンクを貼ってそこに返事をもらうのか、色々試したんですけど、1通目は、ネクストアクションとして候補者に何をして欲しい形で送りますか？

Mαi：
中途採用の場合はあまり会社説明会というものがないので、基本的には「カジュアル面談に誘導」だと思いますね。

ただ、いきなり日程調整のURLを送り付けるよりも、「ご興味あれば一言でいいのでご返信ください」みたいな方が好ましいですね。最近の媒体は、興味ありor興味なしみたいなボタンが出るので、「ボタンだけでいいので押してください」みたいな文面にしたりしてます。

Age：
そうすると、最初はそのボタンが押されて、通知が来て、その人に次のアプローチをするみたいな形なんですね。

コツ2：返信には即レスを意識する

Age：
送って、開封されて、数％の返信率の中で返信が来るじゃないですか。これに対して、いかに早く返すかみたいなのも大事かなと思ってて、ここのリアクションってどのように対応してましたか？

Mαi：
できるだけ即レスでしたね。遅くても数時間以内に返信するようにしていました。

コツ3：現場任せにせず、スカウト業務に伴走する

Age：
なるほど。我々の第1回の動画でもスクラム採用とかの話をして、現場の方に採用も当たり前のように入ってきてほしい、みたいな考えを伝えてるんです。

いわゆるダイレクトメールを送る方って、人事のみなのか、それとも現場の事業部の方に一定スカウトの通数もお渡ししてやってもらう方が良いのか、どちらなんでしょうか？

Mαi：
理想は、現場の方が計画的に送ってくださる方ですね。

ただ、それで月に10通しか送れませんとなると、結局1人も返事が返ってこなくて終わっちゃうので、もし現場の方にお渡しするなら、「今週何通送りましたか」や、「その仕事は私やっておくので、30分ミーティングして一緒に見ませんか」みたいな伴走をしてあげた方がいいと思います。

Mαi氏が実践した業務効率化と継続のコツ

①スカウト1通あたりの工数を減らして高速化

Age：
最近だと、「メールがコピペじゃないか？」みたいなことを気にされる求職者の方も多くいるのかなと思っていて、実際1人1人あたりにどれぐらい工数かけて文面作っていますか？

Mαi：
どんなにかけても5分ぐらいじゃないかなと思います。

営業の方とかでも皆さんメールのテンプレがあると思うんですけど、導入の部分をその人に合わせたものにしたり、自社のこういうところがあなたに合うと思いましたみたいな文言を加えたり、一部は変えますよね。

ただ、会社説明や業務内容って相手によって変えるものではないので、そこに工数をすごくかけたからといって返信率が変わるかというと、実はあんまりそうでもないです。

媒体によるとは思うんですが、私が1回お試しでやってみた時はあまり変わらなかったので、いいなって思ってる方にスカウトを送るという方にリソースをあててましたね。

②メール通知への一本化と即時対応の仕組み

Age：
実際メールでやり取りしていくと思うんですけれども、どんな形でフィルター分けや、抜け漏れの防止をされていたか聞いてもいいですか？

Mαi：
まず私はATSからの通知とかも見逃しがないように、全部メール通知にしてました。そして、対応したらそこからアーカイブするっていうやり方をしてました。こうして、通知に気付けないことがないようにしてました。

ただ、返信する時は、正直ほぼテンプレを送るだけなんですよ。

「（ご返事いただき）ありがとうございます。日程調整しましょう。」というくらいなので、そこはスピード重視で送ります。その部分はもうそのまま送れるようなテンプレートを作っておくとスピーディーに送れます。

あと、私の場合は中途採用なので、基本的には在職中の方が多くて、「夜6時スタートまでしかできません」だと日程調整が難航することが多いです。なので、毎日とは言わなくても、できれば夜7時とか8時スタートにできる日も候補に入れておけるとめっちゃいいかなと思います。

③媒体担当者を巻き込んだ『もくもく会』の実施

Age：
もくもく会という名前の会議を、媒体の担当者の方も呼んでしてたと聞いたんですけど、それって具体的にどんなものなんですか？

Mαi：
元々私の前職がIT企業で、開発者の方々がもくもく作業をするっていうのをみんなで集まって、ツール等の使い方とかを聞いたりしながらやるという文化があったんですね。それで、その会をもくもく会と呼んでいました。

その名残で、私はそのスカウトを送る作業のことをもくもく会と呼んでいます。ただ採用担当は私1人でしたし、他社の人とそれができるかっていうとなかなかそうじゃない。そうなった時に、誰かに助けてほしいじゃないですか。

自分が一人で送ろうと思うと、「急に差し込みでSlackが来たから」とか、「誰かに話しかけられたから」みたいなので、あっという間に送るために確保した30分が消えてしまうっていうことがしょっちゅうあったんです。

でも100通送るとすると、じゃあ週に25通送らなきゃいけないってなって、それなりの時間が必要ですよね。週に1回30分、（媒体の）担当者さんに、ちょっともうどうしても送る時間が作れないから私と一緒にやってくれませんかってお願いしました。そうすると、ついでに「検索条件の設定どうですか」とか「この文面どう思いますか」みたいなことも聞きながら、あとはひたすら検索条件を探して付き合ってもらうっていうのをやってました。

Age：
結構（媒体の担当者の）皆さんそこまで付き合ってくれるんですね。

Mαi：
はい。あと、そんなことをしているっていう風に（他の媒体担当者さんに）言ったら、うちもやりましょうかって言ってくれたりとかも多いですね。

ひとりで送るのは結構なんか孤独になっちゃったりとか、それはやっぱちょっと集中力が続かなかったりするので。

スカウトの改善方法

開封者の詳細データは媒体担当者に確認する

Age：
初回のメールはそもそも開封しない率がとても高いかなと思ってて、開封してもらうには件名などの工夫が大事なんですよね。

Mαi：
100通を送って検証する内容としては、まさに「開封してもらえたかどうか」です。

その結果をもとに、タイトルを変更・決定して、「なぜ返信がこないのか」を考えます。

Mαi：
求人の魅力だったり、例えば年収が低いとか、業務内容が分かりづらいとか、そういったところの確認になっていくんですけれども。

実は私たち（媒体を利用する企業側）が見れる数字と、その媒体のCSの方（担当者）が見れる数字で少し乖離があって、聞けばもっと細かい数字を出してくれることが多いです。

例えば、100人に送って5人開封しました、というとき、この5人がどういう人なのか私たちは分かりませんが、担当者の方に聞くと、「こんな年代の人ですよ」など教えてくださります。

それを元に、「ターゲットに刺さってるな」「刺さってないな」というのが分かってきます。

送信タイミングと訴求軸を見直す

Age：
ただ、求職者の方は、開封したが返信しなかった実際の理由を教えてくれないですよね。

検証する上で、開封率5％、返信率1％だったとして、設定したKPIに対して改善をしていくフェーズがあると思うのですが、最初はどこに着手すると良いですか？

Mαi：
「スカウトを送るタイミング」と「送ってるターゲットの志向」の2つですかね。

スカウトは、朝・夜の電車に乗っている時間帯に送られてきたり、昼休みに入ってスマホを見た瞬間に一番上にあったりすると開かれやすいので、そのタイミングに合わせることは大事です。

Mαi：
タイミングを意識しても望んだ効果が得られなかった場合は、求人を打ち出す方向性を変更します。その時、開封・返信をしてくれた人の志向を意識しましょう。

例えば、1人で裁量持ってやりたい人なのか、指示がしっかり欲しい人なのか、その辺によっても刺さる訴求は違うと思います。

ですので、どの人材が欲しいのかによってスカウトや求人のアピールする方向を変えるというのが次の改善ポイントかなと思います。

目標の立て方と修正方法

スカウト送信数の目標は採用目標から逆算する

Age：
目標の立て方も様々だと思っていて、先ほど返信率の相場が数パーセントとおっしゃっていましたが、目標はどうやって設定すれば良いですか？

Mαi：
前提として、「スカウトの返信」は、「エージェント経由やホームページなどからの応募」と同じ応募という扱いなので、会社への応募数を目標にするんですよね。

そして、目標の設定方法は、まず、1人採用するために何件の応募が必要かを逆算して、採用したい人数分の必要応募数を計算します。

その数字が目標となる返信数になります。例えば、1人採るのに30人の応募が必要であれば、スカウトの返信は30件必要ですよね。

じゃあ30件の返信が必要なら、スカウト何通必要なんだっけ？それっていくらかかるんだっけ？みたいな計算をしていきます。

実際は、計算通りの数値ではなかったり、スカウトとエージェントの合算で考えたり、その辺は会社さんの目標の持ち方によりますが、考え方自体は、採用目標から逆算していくというシンプルなものだと思います。

文面や内容の改善は媒体担当者に依頼する

Age：
設定した目標に対して、どう検証して、どう改善するか、具体的なTIPSや取り組んだことはありますか？

Mαi：
まず、求人の内容は競合の情報を調べますね。競合の年収帯、製品名や業務の書き方はたくさん見ます。

ただ、スカウトの文面は世の中に出てこないんですよ。ですので、基本的には担当者（CS）に見てもらって、添削してもらいます。

また、会社名は伏せた状態とか、少しマスキングした状態であれば、スカウトに関するデータももらえることも多いんです。

Age：
あ、もらえるんですね。

Mαi：
はい。媒体の担当者さんも料金形態上、採用のフィーをちゃんと欲しいと思っていらっしゃるので、こちらが採用できるようにご支援は手厚くしてくださるんですよ。

競合の方がどう書いてるかだけでなく、例えば「スマホだとめっちゃ見づらいですよ」とか、「ここの内容を上の方に書いた方がいいですよ」とかは結構教えてくださります。

どういうスカウト文だと返信が来やすいかという知見を、絶対に持ってらっしゃいますので、私は毎回のように聞いてます。

まとめ

Age：
今回は「勝てるダイレクトリクルーティングのリアル」というテーマでしたが、勝てるダイレクトリクルーティングを簡潔に言うと、Mαiさんの言葉でどうなりますか？

Mαi：

一言で言うと、PDCAだと思います。

Planの媒体選びも重要ですし、Doをいかに早くやるかというのも大事だと思います。

そして、CheckとActionも必ず回していくために、自社だけでは難しいところもあるので、媒体の担当者の力も借りてやっていくっていうことも非常に大事かと思います。